1. Datasikkerhed hos PeopleMindZ
1.1. Hos PeopleMindZ tager vi din datasikkerhed alvorligt. Vi sørger for, at dine oplysninger behandles sikkert og fortroligt i overensstemmelse med lovgivningen. Her kan du læse, hvordan vi håndterer dine personoplysninger, når du er kunde, besøger vores hjemmeside eller bruger vores tjenester.
2. Dataansvarlig
2.1. PeopleMindZ Aps, CVR nr. 45809358, Trudslevvej 82, 9480 Løkken, e-mail: kd.zdnimelpoep@ofni, telefon: +45 2095 9370.
2.2. Det er ikke et krav, at PeopleMindZ som virksomhed har en ekstern Data Protection Officer, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.
3. Hvem behandler vi oplysninger om
3.1. Vi behandler personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:
• Personer, der modtager HR-rådgivning fra os.
• Personer, der samarbejder med os eller leverer varer og tjenester.
• Personer, der besøger vores hjemmeside, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.
• Personer, der deltager i vores arrangementer, kurser eller webinarer.
• Kommunikation med potentielle kunder.
3.2. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation. Ved kontakt samtykker du også til, at vi behandler dine data. Hvis du har spørgsmål til vores side eller ønsker at høre mere om vores services, kan du kontakte os, jf. ovenstående kontaktoplysninger.
4. Når du er kunde
4.1. Når du er kunde hos PeopleMindZ eller potentiel kunde, behandler vi de nødvendige personoplysninger for at kunne yde den rette HR-rådgivning. Dette inkluderer:
• Identitetsoplysninger: Navn, mailadresse, telefonnummer, privatmailadresse.
• Evt. professionelle oplysninger: Stillingsbetegnelse, arbejdssted.
• Finansielle oplysninger: Betalingsoplysninger.
4.2. Kundeoplysninger slettes senest 12 måneder efter kundeforholdets ophør, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring.
5. Formål og retsgrundlag
5.1 Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at opfylde den aftale, vi har indgået med dig. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).
Kunder: Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.
Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart, om du ønsker vores ydelser eller ej. Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet eksempelvis for kunder.
5.2 Vi behandler også personoplysninger for at administrere kundeforholdet og sikre effektiv sagsbehandling. Retsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
Bogføring: Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse. Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra. Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter, at indeværende regnskabsår er afsluttet.
6. Databehandlere
6.1. Visse opgaver løser vi gennem brug af samarbejdspartnere eller andre leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere. Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring. Det er vores ansvar, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi krav til vores samarbejdspartnere, om at dine personoplysninger er beskyttet. Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.
7. Tilmelding til evt. arrangementer, kurser og lign.
7.1. Ved tilmelding til vores arrangementer behandler vi dit navn, stillingsbetegnelse, arbejdssted, mailadresse, telefonnummer og i visse tilfælde adresse. Formålet er at administrere din tilmelding, og retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b.
7.2. Ved fysiske arrangementer kan det forekomme, at vi tager billeder til brug på hjemmeside eller sociale medier. Formålet er at brande PeopleMindZ. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f. Ønsker du ikke at blive fotograferet, bedes du informere os ved arrangementets start.
7. Brug af share-knapper (LinkedIn og Instagram)
7.1. Når du bruger share-knapper på vores hjemmeside, deles din data med leverandøren af den pågældende platform. Leverandørerne er selvstændige dataansvarlige, og du kan læse mere i deres privatlivspolitikker.
8. Profilering og automatiserede afgørelser
8.1. Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger.
9. Tredjelandeoverførsler
9.1. Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.
10. Behandlingssikkerhed
10.1. Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden.
10.2. I tilfælde af brud på persondatasikkerheden vil vi – hvis der er risiko for dine rettigheder og friheder – underrette dig uden unødig forsinkelse i overensstemmelse med GDPR
11. De registreredes rettigheder
11.1. Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.
11.2. Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen og anmode om dataportabilitet. Hvis du har givet samtykke til behandling, kan du til enhver tid trække det tilbage.
Såfremt du ønsker at indgive en klage, skal denne sendes til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail: kd.tenyslitatad@td
12. Klage til Datatilsynet
12.1. Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
12.2. Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.
13. Opbevaring og sletning
13.1. Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet, de blev indsamlet til, eller som loven kræver.
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende vores privatlivspraksis, er du velkommen til at kontakte os.
